Büro Yönetimi ve Sekreterliği Eğitimi

Büro Yönetimi ve Sekreterliği Eğitimi, bir ofisin günlük akışını düzenleyen kişilerin bilmesi gereken işleri; yazışma, evrak ve arşiv, ajanda, toplantı, ziyaretçi ve seyahat organizasyonu ile protokol kurallarını bir arada ele alan 120 saatlik bir programdır. Sekreter ya da büro yöneticisi, yöneticinin zamanını koruyan, kuruma gelen ve kurumdan çıkan bilgiyi düzenleyen ve dışarıdan gelen herkesin kurumla ilk temas noktası olan kişidir.

Bu görev; şirketlerin yönetim katlarında, hukuk ve mali müşavirlik bürolarında, hastane ve kliniklerin idari birimlerinde, okul ve kamu kurumlarının yazı işlerinde, dernek ve vakıf ofislerinde karşılık bulur. Program, bir yazının hazırlanıp kayda girmesinden dosyalanmasına, bir toplantının davetinden tutanağına ve bir iş seyahatinin planından masraf kapanışına kadar sekreterin sorumlu olduğu işleri adım adım anlatır.

Eğitim İçeriği

1. Büro Organizasyonu ve Sekreterin Rolü

• Yönetici asistanı, büro sekreteri ve idari asistan görevlerinin farkları
• Büro düzeni, masa ve paylaşılan alanların yönetimi
• Kırtasiye ve sarf malzemesi takibi, satın alma talebi
• Gizli bilgi, anahtar ve şifre gibi hassas konulardaki sorumluluk

2. Yazışma Kuralları

• Resmî yazının bölümleri: başlık, sayı, konu, muhatap, metin, imza ve ekler
• Özel sektörde iş mektubu, teklif ve bilgilendirme yazısı
• Kurumsal e-posta dili, konu satırı ve ek düzeni
• Tarih, sayı ve kısaltmaların yazımında dikkat edilecekler

3. Evrak, Dosyalama ve Arşiv

• Gelen ve giden evrakın kayda alınması, havale ve takip
• Dosya planı: konuya, tarihe ve kuruma göre sınıflama
• Elektronik belge yönetim sistemlerinde tarama, adlandırma ve arama
• Saklama süresi dolan belgelerin ayıklanması ve arşive devri

4. Ajanda, Telefon ve Ziyaretçi

• Yöneticinin ajandasını öncelik ve süreye göre planlama
• Randevu verme, erteleme ve çakışmaların çözülmesi
• Telefonu karşılama, not alma ve doğru kişiye aktarma
• Ziyaretçiyi karşılama, bekletme ve uğurlama
• Zor ya da öfkeli arayan ve ziyaretçiyle iletişim

5. Toplantı ve Etkinlik Organizasyonu

• Gündem hazırlığı, davet ve katılım teyidi
• Salon, teknik donanım ve ikram düzeni
• Toplantı tutanağı ve karar yazımı
• Karar takibi ve sorumlulara hatırlatma

6. Seyahat, Protokol ve Görgü Kuralları

• İş seyahati planı: ulaşım, konaklama ve günlük program
• Avans ve masraf belgesinin toplanıp kapatılması
• Oturma düzeni, tanıştırma sırası ve hitap kuralları
• Kartvizit, hediye ve resmî ziyaretlerde görgü

Bu Eğitimle Neler Yapabilirsiniz?

• Bölümleri eksiksiz, resmî bir yazı ya da kurumsal bir iş mektubu hazırlayabilirsiniz.
• Gelen ve giden evrakı kayda alıp izlenebilir bir dosya düzeni kurabilirsiniz.
• Bir yöneticinin haftalık ajandasını çakışmasız ve önceliklere göre planlayabilirsiniz.
• Bir toplantının davetini, gündemini ve tutanağını hazırlayıp kararları takip edebilirsiniz.
• İş seyahatini planlayıp dönüşte masraf kapanışını yapabilirsiniz.
• Resmî bir ziyarette oturma düzeni ve tanıştırma sırasını doğru uygulayabilirsiniz.

Kimler Katılabilir?

• Sekreter, yönetici asistanı ya da idari asistan olarak çalışmak isteyenler
• Ön büro, resepsiyon ve karşılama görevinde çalışanlar
• Hukuk ve mali müşavirlik bürolarında büro işlerini yürütenler
• Kamu kurumlarının yazı işleri biriminde görev yapanlar
• Ön koşul: temel bilgisayar kullanımı yeterlidir

Çalışırken İpucu

Tek bir kurgusal haftayı baştan sona yönetin: yöneticiniz için bir ajanda hazırlayın, bu haftaya bir toplantı ve bir şehir dışı seyahat ekleyin, toplantı için davet ve tutanak, seyahat için program ve masraf listesi çıkarın; gelen iki yazıyı kayda alıp dosyalayın. Modüllerdeki işleri birbirine bağlayan böyle bir hafta, sekreterliğin aslında bir akış yönetimi olduğunu somut olarak gösterir.

Sık Sorulan Sorular

Sekreterlik ile yönetici asistanlığı arasında fark var mı?

İki görev iç içedir. Yönetici asistanı genellikle tek bir yöneticiye bağlı çalışır ve ajanda, yazışma ve toplantı hazırlığında daha fazla inisiyatif alır. Büro sekreteri ise bir birimin ya da ofisin genel akışını düzenler. Program her iki rolün ortak işlerini kapsar.

Bu eğitim bilgisayar programlarını da öğretiyor mu?

Program büro işlerinin kendisine odaklanır; yazışma, tablo ve sunum programlarının ayrıntılı kullanımı kapsamda değildir. Bu programları bilmiyorsanız ayrı bir ofis programları eğitimi almanız yararlı olur.

Kamu kurumlarının yazışma kurallarını da içeriyor mu?

Evet. Resmî yazının bölümleri ve düzeni ele alınır. Kurumların kendi iç yazışma talimatları da olabileceği için çalıştığınız kurumun güncel uygulamasını ayrıca incelemeniz gerekir.

Gizli bir bilgiyle karşılaştığımda nasıl davranmalıyım?

Sekreter, yöneticinin yazışmalarına ve ajandasına erişebildiği için gizliliği korumak işin temel parçasıdır. Bilginin yalnız ilgili kişilerle paylaşılması, belgelerin masada açık bırakılmaması ve telefonda başkalarının yanında hassas konuların konuşulmaması gerekir.