ISO 19011 İç Denetçi (Tetkikçi) Eğitimi

ISO 19011 İç Denetçi (Tetkikçi) Eğitimi, yönetim sistemlerinin nasıl denetleneceğini tarif eden ISO 19011 kılavuz standardını temel alan 120 saatlik bir programdır. ISO 9001, ISO 14001 ya da ISO 45001 gibi standartlar bir kuruluşun neyi yapması gerektiğini söyler; ISO 19011 ise bu gerekliliklerin yerine getirilip getirilmediğinin nasıl kontrol edileceğini anlatır. Bu yüzden program, belirli bir standardın maddelerinden çok denetim yapmanın yöntemine odaklanır: denetim programı kurmak, denetimi planlamak, kanıt toplamak, bulguyu doğru yazmak ve takibini yapmak.

Bu bilgiler birden fazla yönetim sistemini birlikte yürüten kuruluşların iç denetim ekiplerinde, kalite, çevre ve iş güvenliği birimlerinde, tedarikçi denetimi yapan satın alma ve kalite güvence ekiplerinde kullanılır. Hangi standart uygulanırsa uygulansın denetimin iskeleti aynı kaldığı için, bu yöntemi öğrenen biri farklı sistemlerin iç denetimlerinde aynı dili konuşabilir ve birleşik (entegre) denetimleri planlayabilir.

Eğitim İçeriği

1. ISO 19011'in Yeri ve Denetim İlkeleri

• Kılavuz standart ile belgelendirilebilir standart arasındaki fark
• Birinci, ikinci ve üçüncü taraf denetim türleri
• Denetim ilkeleri: dürüstlük, adil sunum, mesleki özen, gizlilik, bağımsızlık
• Kanıta dayalı yaklaşım ve risk tabanlı yaklaşım

2. Denetim Programının Yönetimi

• Denetim programının amacı, kapsamı ve sıklığının belirlenmesi
• Önceki bulgulara ve süreç risklerine göre öncelik verme
• Denetçi ve denetim ekibi seçimi, bağımsızlığın korunması
• Programın izlenmesi ve gözden geçirilmesi

3. Denetimin Hazırlanması

• Denetim amacı, kapsamı ve kriterlerinin yazılması
• Doküman incelemesi ve önceki denetim raporlarının okunması
• Denetim planı: süreç, saat ve görüşülecek kişiler
• Soru listesi ve kontrol listesi hazırlama

4. Sahada Denetim ve Kanıt Toplama

• Açılış toplantısının yürütülmesi
• Görüşme, gözlem ve kayıt incelemesiyle kanıt toplama
• Açık uçlu soru, izleme (trail) tekniği ve örnekleme
• Süreç yaklaşımıyla girdiden çıktıya denetim
• Uzaktan denetimde doküman paylaşımı ve ekran üzerinden gözlem

5. Bulguların Yazılması ve Kapanış

• Uygunsuzluk, gözlem ve iyileştirme fırsatının ayırt edilmesi
• Bulgunun şart, kanıt ve ifade bölümleriyle yazılması
• Kapanış toplantısında bulguların sunulması
• Denetim raporunun hazırlanması ve dağıtımı

6. Takip ve Denetçi Yetkinliği

• Düzeltme, düzeltici faaliyet ve kök neden analizi
• Düzeltici faaliyetin etkinliğinin doğrulanması
• Denetçinin kişisel davranışı ve iletişim becerileri
• Denetçi yetkinliğinin değerlendirilmesi ve geliştirilmesi
• Denetim sırasında gerginlik, itiraz ve savunmacı tutumla başa çıkma

Bu Eğitimle Neler Yapabilirsiniz?

• Kuruluşunuz için yıllık bir iç denetim programı taslağı çıkarabilirsiniz.
• Bir süreç için amaç, kapsam ve kriterleri tanımlanmış bir denetim planı hazırlayabilirsiniz.
• Görüşme ve kayıt incelemesiyle nesnel kanıt toplayabilirsiniz.
• Bir uygunsuzluğu şart ve kanıta dayanarak tartışmaya yer bırakmadan yazabilirsiniz.
• Birden fazla standardı tek seferde ele alan birleşik bir iç denetim planlayabilirsiniz.

Kimler Katılabilir?

• Kalite, çevre, iş sağlığı ve güvenliği ya da bilgi güvenliği yönetim sistemlerinde görev alanlar
• Kuruluşunda iç denetçi olarak görevlendirilen ya da görevlendirilecek çalışanlar
• Tedarikçi denetimi yapan satın alma ve kalite güvence personeli
• Yönetim sistemi danışmanlığına ilgi duyanlar

En az bir yönetim sistemi standardına aşinalık, örnekleri daha kolay takip etmenizi sağlar.

Çalışırken İpucu

Kendi kuruluşunuzdan tek bir süreç seçin, örneğin satın alma ya da eğitim kayıtları, ve eğitimin her aşamasını bu süreç üzerinde uygulayın: kapsamını ve kriterlerini yazın, beş soruluk bir kontrol listesi hazırlayın, kayıtlardan örnek seçin ve bulduğunuz bir eksikliği uygunsuzluk formatında yazmayı deneyin. Yazdığınız bulguyu bir iş arkadaşınıza okutup yalnız o metinden neyin eksik olduğunu anlayıp anlamadığını sormak, ifadenizin açıklığını sınamanın pratik bir yoludur.

Sık Sorulan Sorular

ISO 19011 bir belgelendirme standardı mı?

Hayır. ISO 19011 kılavuz niteliğindedir; bir kuruluş ISO 19011 belgesi almaz. Standart, diğer yönetim sistemi standartlarının denetiminin nasıl yapılacağını tarif eder.

Birleşik (entegre) bir denetim nasıl planlanır?

Kalite, çevre ve iş güvenliği gibi sistemlerin ortak şartları, örneğin doküman kontrolü, iç denetim ve yönetimin gözden geçirmesi, tek oturumda denetlenir; her standarda özgü şartlar için ayrı soru blokları hazırlanır. Program, denetim planını süreç bazında kurup her süreçte hangi standardın hangi şartına bakılacağını eşleştirmeyi anlatır.

Hangi yönetim sistemi için iç denetçi olacağım?

Program denetim yöntemini öğretir ve bu yöntem ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 gibi farklı standartlara uygulanabilir. Belirli bir standardın maddelerini ayrıntılı öğrenmek için o standarda özgü bir eğitim de almanız yararlı olur.

Kendi çalıştığım birimi denetleyebilir miyim?

Bağımsızlık ilkesi gereği denetçinin kendi işini denetlememesi beklenir. Küçük kuruluşlarda bu, birimler arasında çapraz denetimle sağlanır.