ISO 19011 Yönetim Sistemleri Tetkik Kılavuzu

ISO 19011 Yönetim Sistemleri Tetkik Kılavuzu programı, tetkik (denetim) işini tek bir denetçinin sahadaki çalışmasıyla sınırlamadan, kuruluş düzeyinde bir tetkik sisteminin nasıl kurulup yönetileceğini standardın kendi bölüm sırasını izleyerek ele alan 120 saatlik bir eğitimdir. ISO 19011:2018 metni üç büyük gövdeden oluşur: tetkik ilkeleri, tetkik programının yönetimi ve tek bir tetkikin yürütülmesi. Bunlara tetkikçi yetkinliğinin değerlendirilmesi ile disipline özgü rehberlik içeren ek bölüm eşlik eder. Program bu gövdelerin her birini ayrı ayrı ve birbirine bağlanan halkalar olarak işler.

Bu kapsam özellikle tetkik programından sorumlu kişilere, yani yıl boyunca hangi sürecin, hangi tesisin ya da hangi tedarikçinin ne zaman ve kim tarafından inceleneceğine karar verenlere hitap eder. Kalite, çevre, enerji, gıda güvenliği ve bilgi güvenliği sistemlerini aynı çatı altında yürüten şirketlerde, grup şirketlerinin merkezden izlendiği yapılarda ve çok sayıda tedarikçiyle çalışan üreticilerde tetkiklerin tutarlı bir mantıkla yönetilmesi bu bilgiyle mümkün olur.

Eğitim İçeriği

1. Standardın Mimarisi ve Yedi Tetkik İlkesi

• ISO 19011'in "şart" değil "rehber" dili taşıması ve bunun uygulamadaki anlamı
• Terimler: tetkik kriteri, tetkik kanıtı, tetkik bulgusu, tetkik sonucu, tetkik kapsamı
• Yedi ilke: dürüstlük, tarafsız sunum, gerekli mesleki özen, gizlilik, bağımsızlık, kanıta dayalı yaklaşım, risk tabanlı yaklaşım
• 2018 revizyonuyla gelen risk tabanlı yaklaşım ilkesinin programa yansıması

2. Tetkik Programını Kurmak

• Program hedeflerinin kuruluşun stratejik yönü ve yönetim sistemi hedefleriyle ilişkilendirilmesi
• Programı etkileyen risk ve fırsatlar: kaynak yetersizliği, yanlış kapsam, iletişim kopukluğu
• Program yöneticisinin rolü, yetkinliği ve sorumlulukları
• Programın kapsamı: tetkik sayısı, türü, süresi, yeri ve yöntemi
• Kaynak ihtiyacı: bütçe, zaman, teknik uzman ve tercüman gereksinimi

3. Programı Uygulamak, İzlemek ve İyileştirmek

• Her tetkik için hedef, kapsam ve kriterlerin programdan türetilmesi
• Yerinde, uzaktan ya da karma yöntem seçimi
• Tetkik ekibi liderinin atanması ve ekip bileşiminin belirlenmesi
• Program kayıtlarının tutulması ve sonuçların üst yönetime aktarılması
• Programın gözden geçirilmesi ve bir sonraki döneme taşınan dersler

4. Tek Bir Tetkikin Yürütülmesi

• Tetkik edilenle ilk temas ve uygulanabilirliğin teyidi
• Belgelenmiş bilginin gözden geçirilmesi ve risk tabanlı planlama
• Ekip içinde iş bölümü ve çalışma belgelerinin hazırlanması
• Bilgi toplama, doğrulama ve bulguların üretilmesi
• Tetkik raporu, dağıtımı ve takip faaliyetlerinin yürütülmesi

5. Tetkikçi Yetkinliği ve Değerlendirilmesi

• Kişisel davranış özellikleri: etik, açık fikirli, algılayışlı, kararlı, kültüre duyarlı olmak
• Genel bilgi ve beceri ile disipline özgü bilgi ayrımı
• Ekip lideri için ek yetkinlikler
• Değerlendirme yöntemleri: kayıt incelemesi, geri bildirim, mülakat, gözlem, sınav ve tetkik sonrası inceleme
• Yetkinliğin sürdürülmesi ve sürekli mesleki gelişim

6. Ek Rehberlik: Özel Tetkik Durumları

• Bağlam, liderlik ve taahhüt, risk ve fırsatların tetkiki
• Sanal konumlar ve bilgi ve iletişim teknolojileriyle yapılan tetkik
• Uyum yükümlülükleri, yaşam döngüsü ve tedarik zinciri tetkiki
• Birleşik yönetim sistemlerinde tetkik planlaması
• Örnekleme: yargısal ve istatistiksel örnekleme yaklaşımları

Bu Eğitimle Neler Yapabilirsiniz?

• Birden çok tesis ya da birden çok yönetim sistemi için risk önceliğine göre sıralanmış çok yıllı bir tetkik programı taslağı hazırlayabilirsiniz.
• Tetkikçi havuzunuz için yetkinlik kriterleri belirleyip her tetkikçinin hangi alanlarda görevlendirilebileceğini gösteren bir matris kurabilirsiniz.
• Uzaktan yapılacak bir tetkik için teknoloji, gizlilik ve bağlantı risklerini önceden tartan bir hazırlık listesi çıkarabilirsiniz.
• Yıl sonunda programın hedeflerine ulaşıp ulaşmadığını gösteren bir gözden geçirme raporu yazabilirsiniz.
• Tedarikçi tetkiklerinde örneklem büyüklüğünü ve seçim yöntemini gerekçelendirebilirsiniz.

Kimler Katılabilir?

• Kuruluşunda tetkik programını planlayan yönetim sistemi temsilcileri ve koordinatörleri
• Farklı standartlarda tetkik ekibine liderlik eden ya da liderliğe hazırlanan denetçiler
• Tedarikçi değerlendirme süreçlerini yöneten satın alma ve kalite güvence yöneticileri
• Grup şirketlerinde merkezden tetkik koordinasyonu yapan uzmanlar

Herhangi bir yönetim sistemi standardında daha önce tetkike katılmış olmak, programın ileri bölümlerini çok daha verimli kılar.

Çalışırken İpucu

Kuruluşunuzun son iki yılda yaptığı tetkikleri bir tabloya dökün ve her satır için hangi riske dayanarak seçildiğini, kimin yaptığını ve hangi bulgunun kapandığını işaretleyin. Standardın program yönetimi bölümünü bu tabloyla yan yana okumak, boşlukları hemen gösterir: hiç tetkik görmemiş bir süreç, sürekli aynı kişiye verilen alanlar ya da kapanmadan sonraki tetkike devreden bulgular gibi.

Sık Sorulan Sorular

Bu program iç denetçi eğitiminden nasıl ayrılıyor?

İç denetçi eğitimi sahada tetkik yapan kişinin becerisine odaklanır. Bu program ise standardın tamamını, özellikle tetkik programının yönetimini, tetkikçi yetkinliğinin değerlendirilmesini ve ek bölümdeki özel durumları kapsar.

Standardın hangi sürümü esas alınıyor?

Program, risk tabanlı yaklaşımı ilkelere ekleyen ve sanal tetkik konusunu genişleten ISO 19011:2018 metnini esas alır.

Belgelendirme kuruluşlarının yaptığı tetkikler de bu kapsamda mı?

ISO 19011 birinci ve ikinci taraf tetkiklere rehberlik eder. Belgelendirme kuruluşlarının üçüncü taraf tetkikleri ise ayrı bir uygunluk değerlendirme standardıyla düzenlenir; program bu farkı açıklar.

Tek bir standart kullanan küçük bir işletme için de anlamlı mı?

Evet. Program yönetimi mantığı ölçeğe göre küçültülebilir; tek sistemi olan bir işletme de yıllık tetkiklerini risk önceliğine göre planlamayı ve tetkikçilerini değerlendirmeyi aynı yöntemle yapabilir.