Yeni başlayanların muhasebe hataları arasında faturayı geç kesmek, kaydı biriktirmek, KDV hesaplarını karıştırmak ve beyan tarihini kaçırmak var. Aşağıda on hatayı doğru uygulamasıyla ve varsa Vergi Usul Kanunu, KDV Kanunu, Türk Ticaret Kanunu ile 5510 sayılı Kanun'daki dayanağıyla anlatıyoruz.
Bu hataların ortak noktası bilgiden çok zamanlama ve düzen: kanun faturaya, kayda, beyana ve saklamaya ayrı ayrı süre koyar ve bazı işlemlerde süreyi kaçırmanın sonucu sonradan giderilemez. Aşağıdaki süreler Ekim 2026 itibarıyla mevzuat.gov.tr'deki güncel kanun metinlerinden ve Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) beyanname süreleri tablosundan alındı; mevzuat değişebildiği için işte güncelini kontrol edin. Belge türlerinin tanıtımı için ön muhasebe rehberimize bakabilirsiniz.
Belge aşamasında hangi hatalar yapılır?
1. Faturayı "sonra keserim" diye bekletmek
Vergi Usul Kanunu'nun (VUK) 231. maddesine göre fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlenir; Hazine ve Maliye Bakanlığı bu süreyi kısaltmaya ya da faturanın teslim veya hizmet anında düzenlenmesini zorunlu tutmaya yetkilidir. Süresinde düzenlenmeyen fatura hiç düzenlenmemiş sayılır ve 353. maddedeki özel usulsüzlük cezasına konu olur. Doğru uygulama: faturayı teslim veya hizmet günü kesmek; mal taşınıyorsa sevk irsaliyesini düzenleyip taşıtta bulundurmak (md. 230/5).
2. Yanlış belge türünü kullanmak
Her alış faturayla belgelenmez. Belge düzenleme zorunluluğu olmayan kişiden mal veya hizmet alan defter tutan mükellef gider pusulası düzenler; bunu da teslim veya hizmetten itibaren azami yedi gün içinde yapmalıdır (VUK md. 234). Gerçek usulde vergilendirilmeyen çiftçiden alışta müstahsil makbuzu (md. 235), serbest meslek erbabının tahsilatında serbest meslek makbuzu (md. 236) kullanılır. Doğru uygulama: ödemeden önce karşı tarafın vergi durumunu öğrenmek ve belge türünü buna göre seçmek.
3. Zorunlu bilgisi eksik belgeyi kabul etmek
VUK'un 227. maddesine göre zorunlu bilgileri taşımayan belge vergi kanunları bakımından hiç düzenlenmemiş sayılır. Faturada tarih, seri ve sıra numarası, tarafların adı veya unvanı, adresi ve vergi bilgileri (müşterininki varsa), malın veya işin cinsi, miktarı, fiyatı ve tutarı bulunmalıdır (md. 230). Doğru uygulama: gelen belgeyi kaydetmeden önce bu alanlara bakmak, eksik belgeyi düzelttirmek için karşı tarafa hemen dönmek.
Kayıt aşamasında hangi hatalar yapılır?
4. Kayıtları ay sonuna biriktirmek
VUK'un 219. maddesine göre kayıtların on günden fazla geciktirilmesi caiz değildir. Kayıtlarını muhasebe fişi gibi imzalı belgelerle yürüten işletmelerde fişe işlemek deftere işlemek sayılır, ancak işlemler esas defterlere 45 günden geç aktarılamaz; günlük kasa defterine ise işlemler günü gününe yazılır. Türk Ticaret Kanunu (TTK) da kayıtların eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli yapılmasını ister (md. 65). Kayıt düzenine uyulmaması VUK 352'de birinci derece usulsüzlük sayılır. Doğru uygulama: belgeyi geldiği gün ya da sabit bir haftalık rutinle kaydetmek.
5. Hatalı kaydı silmek
VUK'un 217. maddesine göre yevmiye defterindeki yanlışlar ancak muhasebe kurallarına göre düzeltilebilir; bir kaydı kazımak, çizmek veya silmek suretiyle okunamaz hâle getirmek yasaktır. TTK 65/3 de önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde yapılan değişikliği yasaklar. Programda bir fişi silip yeniden girmek teknik olarak mümkün olabilir; deftere geçmiş kayıtta doğru yol, hatayı ters kayıtla kapatıp doğrusunu yeniden kaydetmektir. Böylece hatanın ne olduğu ve ne zaman düzeltildiği izlenebilir kalır.
6. Belgeyi başka döneme kaydırmak
Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği'ndeki dönemsellik kavramı gelir ve giderlerin tahakkuk esasına göre ait oldukları döneme kaydedilmesini, tarafsızlık ve belgelendirme kavramı kayıtların gerçek durumu yansıtan objektif belgelere dayanmasını ister. KDV'de ayrıca süre sınırı var: indirim hakkı, vergiyi doğuran olayın gerçekleştiği takvim yılını takip eden takvim yılı aşılmamak şartıyla, belgenin kanuni defterlere kaydedildiği dönemde kullanılabilir (KDV Kanunu md. 29/3). Doğru uygulama: belgeyi tarihine uygun döneme kaydetmek, geç gelen alış faturasını bekletmemek; süre dolarsa KDV indirimi kaybedilebilir.
7. 191 ile 391'i karıştırmak
Tek Düzen Hesap Planı'nda alışlarda ödenen KDV 191 İndirilecek KDV hesabının borcuna, satışlarda hesaplanan KDV 391 Hesaplanan KDV hesabının alacağına kaydedilir. Dönem sonunda iki hesap karşılaştırılır: 391 büyükse fark 360 Ödenecek Vergi ve Fonlar hesabına aktarılır, 191 büyükse fark kural olarak sonraki dönemlere devreder (KDV Kanunu md. 29/2). İki hesabın yer değiştirmesi, beyannamedeki ödenecek KDV'yi doğrudan bozar. Doğru uygulama: her ay beyandan önce 191 ve 391 bakiyelerini dönemin alış ve satış dökümüyle karşılaştırmak.
8. Kasanın alacak bakiyesi vermesini önemsememek
Tebliğe göre 100 Kasa hesabı daima borç bakiyesi verir veya sıfır olur; hiçbir şekilde alacak bakiyesi vermez. Kasada eksi para olamayacağı için alacak bakiyesi bir kayıt hatasının işaretidir: kaydedilmemiş bir tahsilat, bankadan çekilip kasaya girişi yapılmamış para ya da tahsilattan önceki tarihe yazılmış bir ödeme. Dayanak bir kanun maddesi değil, Tebliğ ekindeki hesap işleyişi kuralıdır. Doğru uygulama: kasayı gün sonunda saymak, hareketleri tarih sırasıyla izlemek ve eksiye düşen günü bulup kaydı düzeltmek.
Beyan, bildirim ve saklamada hangi hatalar yapılır?
9. Beyan ve bildirim tarihlerini kaçırmak
GİB'in beyanname süreleri tablosuna göre KDV beyannamesi vergilendirme dönemini takip eden ayın 28'inci günü, aylık Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi izleyen ayın 26'ncı günü saat 23.59'a kadar verilir; ikisi de beyan süresi içinde ödenir. Form Ba-Bs bildirimlerinin de kendi verilme süresi var; GİB'e göre bu yükümlülüğe uyulmamasında VUK mükerrer 355'teki özel usulsüzlük cezası uygulanır. Beyannamenin süresinde verilmemesi birinci derece usulsüzlüktür (VUK md. 352); süresinden sonra kendiliğinden verilen beyanname için vergi ziyaı cezası yüzde elli oranında uygulanır (md. 344, inceleme veya takdire sevkten önce verilmesi şartıyla). Buna karşılık beyanname VUK 371'deki pişmanlık şartlarıyla, yani inceleme başlamadan kendiliğinden dilekçeyle haber verilerek on beş gün içinde verilir ve vergi, gecikme zammı oranındaki zamla birlikte aynı sürede ödenirse vergi ziyaı cezası kesilmez (md. 371). SGK tarafında işveren, çalıştıracağı kişiyi kural olarak sigortalılık başlangıcından önce işe giriş bildirgesiyle bildirir (5510 sayılı Kanun md. 8). Doğru uygulama: ayın takvimini baştan kurmak ve GİB'in süre uzatma duyurularını izlemek.
10. Belgeleri süresi dolmadan atmak
VUK'un 253. maddesi defter ve belgelerin, ilgili oldukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl saklanmasını ister. TTK ise ticari defterler, finansal tablolar ve kayıtların dayandığı belgeler için on yıllık saklama süresi öngörür; süre, defterlere son kaydın yapıldığı veya belgenin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar (md. 82). 5510 sayılı Kanun da işyeri defter, kayıt ve belgelerinin ilgili yılı takip eden yıl başından itibaren on yıl saklanmasını ister (md. 86). Doğru uygulama: beş yıl dolunca belge imha etmemek, on yılı esas almak.
On hata tek tabloda
| Hata | Doğru uygulama | Dayanak |
|---|---|---|
| Faturayı geç düzenlemek | Teslim veya hizmetten itibaren en geç 7 gün içinde düzenlemek | VUK md. 231/5, 353 |
| Yanlış belge türü | Karşı tarafa göre gider pusulası, müstahsil veya serbest meslek makbuzu | VUK md. 234, 235, 236 |
| Eksik bilgili belgeyi kabul etmek | Zorunlu alanları kontrol edip düzelttirmek | VUK md. 227, 230 |
| Kaydı biriktirmek | 10 gün sınırına uymak; fiş sisteminde 45 gün | VUK md. 219; TTK md. 65 |
| Hatalı kaydı silmek | Ters kayıtla düzeltmek | VUK md. 217; TTK md. 65/3 |
| Belgeyi başka döneme kaydırmak | Tarihine uygun döneme kaydetmek, KDV indirim süresini izlemek | Tebliğ, dönemsellik; KDVK md. 29/3 |
| 191 ile 391'i karıştırmak | Alış KDV'si 191'e, satış KDV'si 391'e; ay sonu mahsup | Tebliğ, hesap işleyişi; KDVK md. 29/2 |
| Kasanın alacak bakiyesi vermesi | Günlük sayım, tarih sırasıyla kontrol | Tebliğ, 100 Kasa işleyişi |
| Beyan tarihini kaçırmak | KDV ayın 28'i, muhtasar ve prim hizmet 26'sı; SGK girişi işe başlamadan | GİB süreler tablosu; VUK md. 344, 352, 371; 5510 md. 8 |
| Belgeyi erken imha etmek | On yılı esas almak | VUK md. 253; TTK md. 82; 5510 md. 86 |
Sıkça Sorulan Sorular
Fatura kaç gün içinde kesilmelidir?
VUK 231/5'e göre malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde. Bakanlık bu süreyi kısaltmaya ya da anında düzenleme zorunluluğu getirmeye yetkilidir; süresinde düzenlenmeyen fatura hiç düzenlenmemiş sayılır.
Muhasebe belgeleri kaç yıl saklanır?
VUK beş yıl, Türk Ticaret Kanunu ve 5510 sayılı Kanun on yıl öngörür. En uzun süre olan on yılı esas almak gerekir.
KDV ve muhtasar beyannamesi ayın kaçında verilir?
GİB tablosuna göre KDV beyannamesi takip eden ayın 28'inde, aylık Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi izleyen ayın 26'sında saat 23.59'a kadar verilir. Süre uzatıldığında GİB duyuru yayımlar.
Bu konular Bilgisayarlı Muhasebe Kursu'nda işleniyor mu?
Bilgisayarlı Muhasebe Kursu'nun birinci modülünde VUK ve TTK kapsamında ticari belgeler, Tek Düzen Hesap Planı'na göre yevmiye kayıtları, VUK'taki cezalar ile Form Ba-Bs, Muhtasar ve KDV beyannamesi hazırlama yer alıyor. Program Ankara Kızılay'da yüz yüze yürütülüyor ve 6 hafta (48 saat) sürüyor.